“Wir nutzen einfach Microsoft 365” — das hören wir oft. Und meistens ist das auch okay. Aber manchmal ist es datenschutzrechtlich riskant oder schlicht nicht die passende Lösung für ein KMU. Zeit für einen ehrlichen Vergleich.

Was bieten beide Lösungen?

Microsoft 365

Microsoft 365 (früher Office 365) ist die bekannteste Cloud-Suite der Welt. Enthalten sind:

Word, Excel, PowerPoint (als Web- und Desktop-App)
Outlook und Exchange Online (E-Mail)
OneDrive (Cloudspeicher pro Nutzer)
Teams (Chat, Video, Zusammenarbeit)
SharePoint (Intranet und Dokumentenmanagement)

Es gibt verschiedene Abo-Stufen — von einem einfachen Basis-Paket bis hin zu vollständigen Business-Paketen mit erweiterten Sicherheitsfunktionen wie bedingtem Zugriff, Endpunktschutz und erweiterter Bedrohungsanalyse.

Nextcloud

Nextcloud ist eine Open-Source-Plattform zur Dateisynchronisation und Zusammenarbeit, die auf eurem eigenen Server oder bei einem europäischen Hoster läuft. Enthalten (je nach Installation):

Dateispeicher und -synchronisation (ähnlich OneDrive/Dropbox)
Nextcloud Office (kollaboratives Bearbeiten von Dokumenten, basiert auf Collabora/LibreOffice)
Talk (Video- und Textchat)
Kalender, Kontakte, Aufgaben
Formularersteller, Notizen, Projektverwaltung (via Apps)
Nextcloud AI (lokale KI-Funktionen, optional)

Da Nextcloud selbst gehostet wird, zahlt ihr keine Lizenz pro Nutzer — die Plattform gehört euch, ihr entscheidet über Betrieb und Erweiterung.

Der direkte Vergleich

Kriterium	Microsoft 365	Nextcloud
Bekanntheitsgrad	Sehr hoch	Mittel
Office-Kompatibilität	Exzellent (nativ)	Gut (DOCX/XLSX, kleinere Darstellungsunterschiede möglich)
Lernkurve	Niedrig (jeder kennt es)	Moderat
Datenschutz / DSGVO	Problematisch (US-Konzern, CLOUD Act)	Sehr gut (eigener Server, EU-Hosting)
Kontrolle über Daten	Gering — Microsoft entscheidet	Vollständig — ihr entscheidet
Betriebsmodell	SaaS-Abo (Microsoft-Infrastruktur)	Self-hosted (eigene Infrastruktur)
Skalierbarkeit	Sehr hoch	Hoch
Offline-Nutzung	Gut (Desktop-Apps)	Gut (Sync-Client)
E-Mail	Vollwertiger Exchange inklusive	Separates System nötig (z. B. Mailcow)
Videotelefonie	Teams (sehr ausgereift)	Nextcloud Talk (funktional, kein Ersatz für Teams)
Hersteller-Abhängigkeit	Hoch (Vendor Lock-in)	Keine
Erweiterbarkeit	Eingeschränkt auf Microsoft-Ökosystem	Offen, viele Community-Apps

Der entscheidende Faktor: DSGVO und Datensouveränität

Das ist der Punkt, an dem viele KMU unterschätzen, was auf dem Spiel steht.

Microsoft 365 speichert eure Daten auf Servern von Microsoft — einem US-amerikanischen Konzern. Trotz Data Processing Agreement (DPA) und EU-Rechenzentren ist der Zugriff auf diese Daten durch US-Behörden über den CLOUD Act grundsätzlich möglich. Das haben mehrere europäische Datenschutzbehörden bereits thematisiert:

Die Datenschutzbehörde Baden-Württemberg hat Microsoft 365 in Schulen untersagt
Österreich und die Niederlande haben ähnliche Einschränkungen bekanntgegeben
noyb (Max Schrems’ Organisation) führt aktiv Verfahren gegen Microsoft-365-Einsatz in Unternehmen

Konkretes Risiko: Kundendaten, Angebote, Verträge, Personaldaten, interne Kommunikation — all das liegt auf Microsofts Infrastruktur. Bei einem DSGVO-Audit oder einer Beschwerde kann das problematisch werden.

Nextcloud auf einem deutschen oder selbst betriebenen Server: Ihr entscheidet, wo eure Daten liegen. Kein amerikanischer Konzern, kein CLOUD Act, keine versteckten Datenflüsse.

Migration: Was passiert mit den bestehenden Daten?

Ein häufig übersehener Aspekt ist die Migration. Wer von Microsoft 365 zu Nextcloud wechselt, muss Folgendes bedenken:

E-Mails

Exchange Online kann nicht direkt durch Nextcloud ersetzt werden — dafür braucht ihr einen separaten Mailserver (z. B. Mailcow, Hetzner Mail, oder einen klassischen Strato/IONOS-Account). E-Mails können per IMAP migriert werden.

Dokumente

OneDrive-Inhalte lassen sich problemlos nach Nextcloud übertragen — entweder manuell oder per Sync-Client. DOCX, XLSX und PPTX-Dateien bleiben kompatibel.

Teams-Ersatz

Nextcloud Talk bietet Chat und Videoanrufe. Für komplexe Teams-Workflows (Kanäle, Tabs, externe Gäste) ist der Funktionsumfang geringer. Hier muss jedes Unternehmen selbst abwägen.

Kalender und Kontakte

Outlook-Kalender und Kontakte können als .ical/.vcf exportiert und in Nextcloud importiert werden. Volle CalDAV/CardDAV-Kompatibilität ist gegeben.

Wann ist Microsoft 365 die richtige Wahl?

Microsoft 365 macht Sinn, wenn:

Ihr intensiv mit externen Partnern zusammenarbeitet, die auf Teams oder SharePoint setzen
Eure Mitarbeiter langjährige Routinen in Word/Excel haben und keine Schulungskapazität besteht
Ihr komplexe Excel-Dateien mit Makros oder spezifischen Office-Funktionen nutzt
Ihr kurzfristig skalieren müsst ohne IT-Infrastruktur aufzubauen
Datenschutzrisiken in eurer Branche als tolerierbar eingestuft werden

Wann ist Nextcloud die bessere Wahl?

Nextcloud empfehlen wir, wenn:

Datenschutz und Datensouveränität geschäftskritisch sind (Ärzte, Anwälte, Berater, Behörden, NIS2-pflichtige Unternehmen)
Ihr sensible Kunden- oder Projektdaten verwaltet und nachweislich DSGVO-konform sein müsst
Ihr unabhängig von einem SaaS-Anbieter sein wollt
Ihr einen eigenen Server betreibt oder bereit seid, einen zu betreiben
Ihr unabhängig von einzelnen Herstellern bleiben wollt
Ihr Nextcloud in eigene Prozesse oder Tools integrieren wollt (offene API)

Hybrid-Ansatz: Beides parallel nutzen

Viele Unternehmen fahren gut mit einem gemischten Ansatz:

Nextcloud für interne Dokumente, sensible Projektdaten, Kalender/Kontakte
Microsoft 365 nur für E-Mail (Exchange Online) und externe Kommunikation
Schritt für Schritt auf Nextcloud als Hauptsystem migrieren

Das reduziert das Risiko einer Vollmigration und ermöglicht einen kontrollierten Übergang.

Unser Fazit

Es gibt keine universell richtige Antwort — aber eine ehrliche Einschätzung:

Wenn Datenschutz, Datensouveränität und Unabhängigkeit wichtig sind, ist Nextcloud die stärkere Wahl für die meisten KMU. Der Wechsel erfordert Planung — aber Unternehmen, die ihn gemacht haben, bereuen es selten.

Microsoft 365 bleibt sinnvoll, wenn ihr tief im Microsoft-Ökosystem verwurzelt seid und der Wechselaufwand den Nutzen übersteigt.

Wir beraten euch unverbindlich: Welche Lösung zu eurem Betrieb passt, hängt von eurer Branche, Mitarbeiterzahl, bestehenden Systemen und Datenschutzanforderungen ab. Kommt auf uns zu — wir schauen es uns gemeinsam an.

FAQ

Kann Nextcloud Word- und Excel-Dateien öffnen und bearbeiten? Ja. Nextcloud Office basiert auf Collabora Online (LibreOffice) und öffnet DOCX, XLSX, PPTX zur gemeinsamen Bearbeitung im Browser. Bei sehr komplexen Dateien mit Office-spezifischen Makros kann es zu kleineren Darstellungsunterschieden kommen.

Kann ich Nextcloud und Microsoft 365 kombinieren? Ja. Viele Unternehmen nutzen Nextcloud für interne Dokumente und sensible Daten, und behalten Microsoft 365 nur für E-Mail oder externe Kommunikation. Das ist ein sinnvoller Einstieg für einen schrittweisen Wechsel.

Brauche ich einen eigenen Server für Nextcloud? Nicht zwingend. Es gibt managed Hosting-Angebote bei deutschen Anbietern (z. B. Hetzner, IONOS, Strato). Wir richten das für euch ein — ihr müsst euch um nichts kümmern.

Ist Nextcloud auch für kleine Betriebe mit 5–10 Mitarbeitern sinnvoll? Ja, sogar besonders. Kleine Betriebe profitieren überproportional von der Datensouveränität und der vollen Kontrolle über ihre Daten. Der Einrichtungsaufwand ist überschaubar.

Wie lange dauert eine Nextcloud-Einrichtung? Von der ersten Anfrage bis zum produktiven Betrieb dauert es typischerweise wenige Tage — abhängig vom Umfang der Migration und der Anzahl der Nutzer.

Was passiert, wenn der Server ausfällt? Mit einem professionell betriebenen Server und regelmäßigen Backups ist Nextcloud genauso ausfallsicher wie Microsoft 365. Wir setzen Monitoring, automatische Backups und ggf. Redundanz auf.

Quellen: Nextcloud GmbH Dokumentation, Datenschutzbehörde Baden-Württemberg (2023), noyb.eu Microsoft 365 Analyse, EU-CLOUD Act Analyse (2022)

Microsoft 365 vs. Nextcloud für KMU: Was passt wirklich zu euch?